基本理念

こだま印刷株式会社は、皆様に安心と信頼を頂ける、印刷業務及びそれに付帯する業務において、皆様の大切な個人情報、個人番号及び特定個人情報(以下「個人情報」)を保護することが、継続的な事業活動の基本であると共に、重要な社会的責務であると認識し、今後も引き続き個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。

1.適正な取得

皆様の個人情報は、ご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により取得いたします。

2.個人情報の利用

皆様の個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において取扱う措置を講じ、その範囲を超えての目的外利用はいたしません。
利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨をあらかじめご連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。

3.個人情報の提供

あらかじめ、皆様からの同意をいただいている場合、及び法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。
ただし、個人情報を扱う業務を他に委託する場合があります。
この場合、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。

4.安全管理措置

お預かりした個人情報は、必要な安全管理措置を講じ、漏えい、滅失またはき損等を防止するとともに是正に努めてまいります。

5.法令等の遵守

個人情報に関して適用される個人情報保護法、番号法等の法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、本方針並びに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。

6.継続的改善

事業内容の変化および事業を取り巻く社会環境・法令・情報技術の変化等に対応して、個人情報取扱体制の見直しを行い、
継続的な改善に努めてまいります。

7.苦情・ご相談及び開示等への対応

個人情報に関する苦情やご相談、及び利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご質問・お問い合わせにつきましては、
誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。以下のお問い合わせ窓口までお寄せください。

〔個人情報に関するお問い合わせ先〕

こだま印刷株式会社　総務・経理部
電話番号：03-3260-6556
e-メール：keiri@kodama-print.co.jp
162-0814　東京都新宿区新小川町1-8

制定日　平成21年6月25日
最終改訂日　令和5年12月11日
こだま印刷株式会社
代表取締役社長　平井 議顕

個人情報の取扱いについて

【個人情報の利用目的について】

１）受託業務に関する個人情報

各種受託物の企画、制作、納品（印刷物、DM発送、ウェッブ運営、管理等）
業務履行、印刷受託業務に関連する付帯業務履行のため

２）お取引先の個人情報

お取引先からの提案、見積、発注、受入、制作、お客様への提案、これらに係る連絡

３）従業者の個人情報

従業者（在職者及び退職者）の雇用管理（給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理、災害対策及び連絡等）、グループ会社内の連絡

４）従業者の扶養家族情報

保険加入、脱退手続、税務管理等に関する業務の遂行

５）採用応募者に関する個人情報

採用情報等の提供・連絡及び採用業務

６）個人事業主の情報

報酬の支払い、支払調書の作成等これらに関する連絡

７）上記に共通するお問い合わせ、ご相談、クレーム等への対応に係る業務

８）監視カメラ・ドライブレコーダーによる映像の個人情報

防犯、防災に係る業務、事故時の証拠および運転指導に係る業務

【個人情報管理責任者の設置と安全管理】

取締役個人情報担当部長を個人情報管理責任者として任命し、皆様の個人情報を適切かつ安全に管理し、漏えい、滅失、き損等を予防し保護します。

【保有個人データ】

・お取引先の個人情報
・採用応募者に関する個人情報
・従業者の個人情報（個人番号及び特定個人情報を含む）
・従業者の扶養家族情報（個人番号及び特定個人情報を含む）・上記共通するお問い合わせ、ご相談、クレーム等への対応に関する個人情報

【申込の対象】

上記、保有個人データについて、以下のお申し込みができます。
１．開示、利用目的の通知
２．訂正、追加、削除
３．利用の停止、消去、第三者への提供の停止
４．第三者提供の記録の開示

【本人確認】

開示・停止等依頼書に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一のが記載されている運転免許証、パスポート、健康保険証、住民票（3ヶ月以内のもの）、身体障害者手帳、在留カード、特別永住者証明書のコピーいずれか　1通。
※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

【代理人確認】

委任状（本人の署名捺印）1通
代理人の氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載されている運転免許証、パスポート、健康保険証、住民票（3ヶ月以内のもの）、身体障害者手帳、在留カード、特別永住者証明書のコピーいずれか1通。
※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

【保有個人データ開示等請求書】

下記いずれかの方法で「保有個人データ開示等請求書」をお取り寄せいただき、必要事項をご記入の上、上記本人確認書類を添えてお送りください。

◆FAXとプリンターをお持ちの方

「保有個人データ開示等請求書（PDF）」を出力し、お申し込みいただけます。

保有個人データ開示等請求書ダウンロード

◆FAXのみお持ちの方

「保有個人データ開示等請求書希望」とご記入の上、お客様のお名前・FAX番号・電話番号を問合せ窓口までFAXにてお送りいただくか、お電話ください。
後ほど「保有個人データ開示等請求書希望」をお送りいたします。

◆FAXをお持ちでない方

下記問合せ窓口までご連絡ください。後日、ご自宅に「保有個人データ開示等請求書」をお送り致します。

【申込手続きについて】

開示等請求に関する注意事項を確認の上、所定の依頼書及び本人確認書類、手数料を同封いただき、下記「問合せ窓口」宛に郵送または持参してください。
書類の受付後14日以内に通知します。

【手数料について】

開示、利用目的の通知の申し込みについては、１回　800円の手数料が必要となります。手数料のお支払方法については、「請求書」をお送りいただく際に切手で同封してください。
調査の結果、対象個人情報を保有していない場合でも手数料はお返しできません。

【申込手続きについての注意事項】

１．所定の申込書類に不備がある場合、代理人確認ができない場合はご依頼にお応えできない場合があります。
２．お申し込みから７日以内に手数料のお支払がない場合は、開示できません。
３．開示対象個人情報の利用停止若しくは消去、第三者への提供停止の結果、弊社のサービスをご利用いただけなくなることがあります。

【開示等請求に関する問い合わせ窓口及び苦情の申し出先】

保有個人データのお問い合わせ及び保有個人データに関する苦情につきましては下記までご連絡ください。

こだま印刷株式会社　総務・経理部

〒162-0814東京都新宿区新小川町1-8
TEL：03-3260-6556FAX:03-3260-6552
e-メール：keiri@kodama-print.co.jp

【認定個人情報保護団体　苦情の解決の申し出先】

【認定個人情報保護団体の名称】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

【苦情の解決の申し出先】
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032東京都港区六本木1-９-９六本木ファーストビル　12F
TEL：0120-700-779

※当社の商品・サービスに対する問い合わせ先ではございません。

【保有個人データの取扱い体制や講じている安全管理措置について】

●基本方針の策定

保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情及び相談の窓口」等について
「個人情報保護方針」を策定しています

●個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人情報保護基本規定」を策定しています

●組織的安全管理措置

１．保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています
２．保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています

●人的安全管理措置

１．保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています
２．保有個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています

●物理的安全管理措置

１．保有個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています
２．保有個人データを取扱う聞き、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています

●技術的安全管理措置

１．アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています
２．保有個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています